Menganalisis laporan berarti melakukan suatu kajian atau penelitian terhadap suatu laporan. Menganalisis laporan dapat berupa peristiwa, kronologi waktu, kelengkapan data, kebahasaan, dan bentuk laporan. Beberapa langkah yang dapat membantu proses analisis laporan:
- memahami isi laporan.
- menguraikan secara detail pokok-pokok isi laporan.
- memberikan suatu pandangan atau pendapat terhadap laporan berdasarkan referensi (rujukan).
Fungsi laporan antara lain:
- sebagai bukti pertanggungjawaban terhadap orang yang mendapat tugas
- sebagai landasan untuk mengambil keputusan
- sarana melakukan pengawasan
- sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain
- sarana pengarsipan dan perdokumentasian
Ciri-ciri laporan yang baik:
- menggunakan bahasa yang baik, jelas, santun
- menyertakan fakta-fakta
- menyajikan informasi secara lengkap
- menarik dan enak dibaca
Laporan yang baik mencakup:
- Objektif (apa adanya)
- Faktual (nyata)
- Valid (data benar dan dapat dipertanggungjawabkan)
Laporan dibagi menjadi 3, yaitu laporan perjalanan (perjalanan pribadi), peristiwa, dan penelitian. Laporan yang telah tersusun kemudian dilaporkan secara lisan dengan memerhatikan:
- memahami pokok-pokok isi laporan
- memusatkan perhatian pada laporan
- menggunakan lafal, intonasi, dan volume yang jelas
- memerhatikan penampilan yang menarik
